MS Word in Hindi: Puri Guide [2026]

सरकारी नौकरी का फॉर्म, स्कूल का प्रोजेक्ट, या दफ्तर की रिपोर्ट — जब भी कंप्यूटर पर कुछ लिखना और सजाना होता है, तो सबसे पहला नाम आता है MS Word का। यह दुनिया का सबसे ज्यादा इस्तेमाल होने वाला वर्ड प्रोसेसर है, और SSC, बैंक, रेलवे की परीक्षाओं में इससे जुड़े प्रश्न हर साल पूछे जाते हैं।

इस गाइड में MS Word को शून्य से समझाया गया है — यह क्या है, इसके मुख्य भाग (रिबन, टैब), दस्तावेज बनाना और सेव करना, फॉर्मेटिंग, टेबल, फाइल एक्सटेंशन, और परीक्षा में पूछे जाने वाले 15 महत्वपूर्ण तथ्य। आखिर में सबसे जरूरी 10 शॉर्टकट की एक छोटी तालिका भी दी गई है।

इस पेज में:

• MS Word क्या है?
• Word विंडो के मुख्य भाग
• नया दस्तावेज बनाना और सेव करना
• टेक्स्ट फॉर्मेटिंग
• टेबल डालना
• काम की खास सुविधाएं
• Ribbon Tabs विस्तार से
• Mail Merge Step by Step
• Styles, Table of Contents, Header/Footer
• Track Changes और Review Tab
• Word को PDF में बदलना
• फाइल एक्सटेंशन
• Word बनाम WordPad/Notepad
• सबसे जरूरी 10 शॉर्टकट
• Practice MCQs
• परीक्षा में पूछे जाने वाले 15 तथ्य
• अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

MS Word क्या है?

MS Word (Microsoft Word) माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है — यानी ऐसा प्रोग्राम जिसमें टेक्स्ट लिखा, सुधारा, सजाया और छापा जा सकता है। इसे 1983 में लॉन्च किया गया था, और आज यह एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर का सबसे प्रसिद्ध उदाहरण है।

सरल शब्दों में: Notepad सिर्फ लिखने देता है, लेकिन Word लिखने के साथ-साथ अक्षरों को बड़ा-छोटा करना, रंग देना, फोटो लगाना, टेबल बनाना — सब कुछ करने देता है। इसीलिए इसे “वर्ड प्रोसेसर” कहते हैं, सिर्फ “टेक्स्ट एडिटर” नहीं।

Word विंडो के मुख्य भाग

Word खोलते ही जो स्क्रीन दिखती है, उसके मुख्य हिस्से परीक्षा में पूछे जाते हैं:

भाग	काम
टाइटल बार	सबसे ऊपर — फाइल का नाम और प्रोग्राम का नाम दिखता है
रिबन (Ribbon)	टैब और बटनों वाली पट्टी — सारे कमांड यहीं मिलते हैं
टैब (Home, Insert, Layout…)	रिबन के समूह — Home में फॉर्मेटिंग, Insert में फोटो/टेबल
रूलर	ऊपर और बगल की स्केल — मार्जिन और टैब सेट करने में
दस्तावेज क्षेत्र	बीच का सफेद हिस्सा — यहीं टाइप होता है
स्टेटस बार	सबसे नीचे — पेज नंबर, शब्दों की गिनती, ज़ूम दिखता है
स्क्रॉल बार	दस्तावेज में ऊपर-नीचे जाने के लिए

परीक्षा नोट: “रिबन” Word 2007 से आया — पुराने Word में मेन्यू-टूलबार होते थे। शब्दों की गिनती (word count) स्टेटस बार में दिखती है।

नया दस्तावेज बनाना और सेव करना

• नया दस्तावेज: Ctrl+N दबाएं या File → New।
• सेव करना: पहली बार Ctrl+S दबाने पर फाइल का नाम और जगह पूछी जाती है; बाद में Ctrl+S सीधे सेव करता है।
• Save As: F12 या File → Save As — नई जगह/नए नाम/नए फॉर्मेट में सेव करने के लिए।
• ऑटोसेव: Word बीच-बीच में खुद भी बैकअप रखता है, ताकि लाइट जाने पर काम न डूबे।

अंतर समझें: Save पुरानी फाइल को उसी नाम से अपडेट करता है; Save As नई कॉपी बनाता है।

टेक्स्ट फॉर्मेटिंग

लिखे हुए टेक्स्ट को सुंदर और पढ़ने लायक बनाने को फॉर्मेटिंग कहते हैं। Home टैब के Font ग्रुप से:

• Bold (Ctrl+B): अक्षर मोटे — शीर्षकों में।
• Italic (Ctrl+I): अक्षर तिरछे — जोर देने में।
• Underline (Ctrl+U): अक्षरों के नीचे रेखा।
• Font Size (Ctrl+Shift+P): अक्षरों का आकार — सामान्य टेक्स्ट 11 या 12 पॉइंट।
• Font Color: अक्षरों का रंग।
• Highlight: मार्कर जैसा पीला निशान।
• Alignment: Left, Center, Right, Justify — पैराग्राफ की सजावट।
• Bullets/Numbering: बिंदु या नंबर वाली सूची।

परीक्षा ट्रिक: Bold/Italic/Underline को एक साथ Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U से याद रखें — तीनों Home टैब के Font ग्रुप में हैं।

टेबल डालना

Insert → Table से पंक्तियों (rows) और स्तंभों (columns) वाली टेबल बनती है। टेबल में डेटा सुथरा दिखता है — जैसे अंकतालिका या हाजिरी। टेबल के सेल मर्ज भी किए जा सकते हैं और स्टाइल भी बदली जा सकती है।

काम की खास सुविधाएं

• Spell Check (F7): गलत वर्तनी के नीचे लाल लहरिया रेखा; व्याकरण की गलती पर नीली/हरी।
• Find and Replace (Ctrl+H): पूरे दस्तावेज में कोई शब्द ढूंढकर एक साथ बदलना।
• Mail Merge: एक ही पत्र 100 लोगों को अलग-अलग नाम-पते के साथ भेजना — परीक्षा का पसंदीदा टॉपिक।
• Header/Footer: हर पेज के ऊपर/नीचे अपने आप आने वाली लाइन (जैसे पेज नंबर, कंपनी का नाम)।
• Word Count: शब्दों और अक्षरों की गिनती — स्टेटस बार या Review टैब में।
• Page Break (Ctrl+Enter): नया पेज शुरू करना।
• Print Preview (Ctrl+P): छपने से पहले दस्तावेज कैसा दिखेगा।

Ribbon के सभी मुख्य Tabs विस्तार से

Word का Ribbon 2007 से है — हर tab के नीचे Groups, और हर Group में कमांड। पूरा नक्शा एक जगह:

Tab	मुख्य Groups	विस्तार से काम
File	Info, New, Open, Save, Export, Print, Share	Backstage view — फाइल बनाना/खोलना/सेव करना, PDF में Export, प्रिंट, शेयर
Home	Clipboard, Font, Paragraph, Styles, Editing	सबसे ज्यादा इस्तेमाल — कट-कॉपी-पेस्ट, Bold/रंग, अलाइनमेंट, Styles, Find-Replace
Insert	Pages, Tables, Illustrations, Header & Footer, Symbols	टेबल, फोटो, shapes, Chart, Header/Footer, पेज नंबर, Symbol डालना
Design	Themes, Colors, Fonts, Paragraph Spacing	पूरे दस्तावेज का रंग-रूप — थीम, फॉन्ट सेट, स्पेसिंग
Layout	Page Setup, Paragraph, Arrange	मार्जिन, Orientation (Portrait/Landscape), साइज़, Columns, Breaks
References	Table of Contents, Footnotes, Citations	विषय-सूची (TOC), फुटनोट, बिब्लियोग्राफी — लंबी रिपोर्ट/थीसिस के लिए
Mailings	Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Finish	Mail Merge — एक पत्र बहुत से लोगों को अलग-अलग नाम-पते के साथ
Review	Proofing, Comments, Tracking, Compare, Protect	Spell Check, कमेंट, Track Changes, दस्तावेजों की तुलना, एडिटिंग पर रोक
View	Views, Zoom, Window, Macros	Read Mode/Print Layout/Web Layout, ज़ूम, दो विंडो में काम, Macro रिकॉर्ड

परीक्षा ट्रिक: “कौन से tab में क्या है” — Mail Merge → Mailings, TOC → References, Track Changes → Review, Header/Footer → Insert। ये चार mapping हर परीक्षा में पूछी जाती है।

Mail Merge — Step by Step

Mail Merge वह सुविधा है जिससे एक ही पत्र/प्रमाणपत्र बहुत से लोगों को भेजा जाता है — हर कॉपी में नाम-पता अपने आप बदल जाता है। निमंत्रण पत्र, नियुक्ति पत्र, लेबल छपाई — सबमें काम आता है।

1. Mailings tab → Start Mail Merge → Step-by-Step Mail Merge Wizard चुनें।
2. Document type चुनें — जैसे Letters (पत्र), E-mail Messages, Labels।
3. Starting document — नया लिखें या पुराना दस्तावेज इस्तेमाल करें।
4. Select recipients — पता-सूची बनाएं: Type a New List (नई सूची टाइप करें), Use an Existing List (Excel/Access फाइल), या Outlook Contacts।
5. पत्र लिखें और जहां नाम-पता आना है वहां Insert Merge Field से फ़ील्ड डालें (जैसे FirstName, Address) — या Address Block / Greeting Line इस्तेमाल करें।
6. Preview Results से देखें कि हर व्यक्ति की कॉपी कैसी दिखेगी।
7. Finish & Merge → Print Documents या Send E-mail Messages — काम पूरा!

परीक्षा one-liner: Mail Merge के दो हिस्से होते हैं — Main Document (पत्र का ढांचा) और Data Source (नाम-पतों की सूची)।

Styles, Table of Contents, Header/Footer

Styles (Home tab → Styles group) फॉर्मेटिंग के तैयार नुस्खे हैं — Heading 1, Heading 2, Normal जैसे। पूरे दस्तावेज में सारे शीर्षक एक जैसे दिखाने हों तो हर बार Bold-साइज़ बदलने के बजाय Style लगा दें; एक जगह Style बदलने से सब जगह अपने आप बदल जाता है।

Table of Contents (TOC) — किताब/रिपोर्ट की विषय-सूची। शर्त: शीर्षकों पर Heading Styles लगी हों। फिर References tab → Table of Contents → कोई स्टाइल चुनें — पेज नंबरों के साथ सूची अपने आप बन जाएगी। बाद में बदलाव हो तो Update Table दबाएं।

Header/Footer (Insert tab) हर पेज के ऊपर/नीचे अपने आप आने वाली पट्टी है — जैसे कंपनी का नाम, अध्याय का शीर्षक, पेज नंबर (Insert → Page Number)। पहला पेज अलग रखना हो तो “Different First Page” पर टिक करें।

परीक्षा तथ्य: TOC तभी अपने आप बनती है जब शीर्षकों पर Heading Styles लगी हों — बिना Styles के TOC नहीं बनेगी।

Track Changes और Review Tab

जब दस्तावेज पर कई लोग काम करते हैं (जैसे बॉस का सुधार), तो Track Changes हर एडिट का निशान रखता है।

• चालू करना: Review tab → Track Changes — अब जोड़े गए शब्दों के नीचे अंडरलाइन, हटाए गए शब्दों पर कट (strikethrough) दिखेगा, साथ में बदलने वाले का नाम।
• Accept/Reject: हर बदलाव को Accept (रख लें) या Reject (हटा दें) किया जा सकता है; Accept All Changes से सारे एक साथ।
• Comments: Review → New Comment — टेक्स्ट पर टिप्पणी चिपकाना; जवाब देकर Resolve करें।
• Compare: दो वर्जन के दस्तावेजों में अंतर देखना।
• Protect: Restrict Editing — कौन क्या बदल सकता है, इस पर रोक।

नोट: प्रिंट में निशान न दिखें तो Review tab में “No Markup” view चुनें, या सारे changes Accept कर लें।

Word Document को PDF में बदलना

रिपोर्ट/फॉर्म शेयर करना हो तो PDF सबसे सुरक्षित — फॉर्मेटिंग हर डिवाइस पर एक जैसी रहती है, और आसानी से एडिट नहीं होता।

1. File → Export → Create PDF/XPS Document → Create PDF/XPS।
2. जगह चुनकर Publish दबाएं।

दूसरा तरीका: File → Save As → फाइल टाइप में PDF चुनें → Save। दोनों तरीकों से एक जैसी PDF बनती है।

फाइल एक्सटेंशन

एक्सटेंशन	मतलब
.docx	Word 2007 और बाद के वर्जन की फाइल (सबसे आम)
.doc	पुराने Word (2003 तक) की फाइल
.pdf	छपाई/शेयरिंग के लिए फिक्स्ड फॉर्मेट (Word से Export होता है)
.txt	बिना फॉर्मेटिंग वाला सादा टेक्स्ट
.rtf	रिच टेक्स्ट फॉर्मेट — बेसिक फॉर्मेटिंग के साथ

याद रखें: .docx में “x” XML के लिए है — नया फॉर्मेट छोटा और सुरक्षित है।

Word बनाम WordPad/Notepad

आधार	MS Word	WordPad	Notepad
प्रकार	पूरा वर्ड प्रोसेसर	बेसिक वर्ड प्रोसेसर	सादा टेक्स्ट एडिटर
फॉर्मेटिंग	पूरी (टेबल, फोटो, स्टाइल)	बेसिक (बोल्ड, रंग)	कोई नहीं
कीमत	पेड (Office के साथ)	Windows के साथ मुफ्त	Windows के साथ मुफ्त
एक्सटेंशन	.docx	.rtf	.txt

सबसे जरूरी 10 शॉर्टकट

शॉर्टकट	काम
Ctrl+N	नया दस्तावेज
Ctrl+O	पुराना दस्तावेज खोलना
Ctrl+S	सेव करना
Ctrl+P	प्रिंट करना
Ctrl+Z / Ctrl+Y	Undo / Redo
Ctrl+C / Ctrl+X / Ctrl+V	कॉपी / कट / पेस्ट
Ctrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U	Bold / Italic / Underline
Ctrl+H	Find and Replace
F7	Spell Check
Ctrl+Enter	Page Break

Practice MCQs — खुद को परखें

1. Word में Ribbon interface किस संस्करण से आया?
   (a) 2003 (b) 2007 (c) 2010 (d) 2016
2. Mail Merge की सुविधा किस tab में मिलती है?
   (a) References (b) Review (c) Mailings (d) Insert
3. Table of Contents (विषय-सूची) डालने के लिए कौन सा tab?
   (a) Home (b) Insert (c) References (d) Design
4. Track Changes की सुविधा किस tab में है?
   (a) Home (b) Review (c) View (d) Mailings
5. Header और Footer डालने के लिए कौन सा tab?
   (a) Design (b) Insert (c) Layout (d) Home
6. Word में डिफॉल्ट फॉन्ट और साइज़ क्या है?
   (a) Times New Roman 12 (b) Arial 11 (c) Calibri 11 (d) Calibri 12
7. पेज को आड़ा (Landscape) करने के लिए कहां जाएंगे?
   (a) Home (b) Insert (c) Design (d) Layout → Orientation
8. Mail Merge के दो मुख्य हिस्से कौन से हैं?
   (a) Header-Footer (b) Main Document और Data Source (c) Style-Theme (d) Table-Chart
9. TOC अपने आप बनाने के लिए शीर्षकों पर क्या लगा होना चाहिए?
   (a) Bold (b) Underline (c) Heading Styles (d) Highlight
10. Save As का shortcut क्या है?
    (a) Ctrl+S (b) Ctrl+Shift+S (c) F12 (d) Alt+S

परीक्षा में पूछे जाने वाले 15 तथ्य

1. MS Word एक वर्ड प्रोसेसिंग / एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर है।
2. Word की डिफॉल्ट फाइल एक्सटेंशन .docx है।
3. रिबन (Ribbon) Word 2007 से आया।
4. नया दस्तावेज Ctrl+N से बनता है।
5. सेव करने का शॉर्टकट Ctrl+S है।
6. Save As का शॉर्टकट F12 है।
7. गलत वर्तनी के नीचे लाल लहरिया रेखा आती है।
8. Spell Check F7 से चलता है।
9. Find and Replace Ctrl+H से खुलता है।
10. एक ही पत्र कई लोगों को भेजने की सुविधा Mail Merge है।
11. शब्दों की गिनती स्टेटस बार में दिखती है।
12. Bold/Italic/Underline Home टैब के Font ग्रुप में हैं।
13. Page Break का शॉर्टकट Ctrl+Enter है।
14. Undo Ctrl+Z, Redo Ctrl+Y है।
15. Word 1983 में लॉन्च हुआ; यह Microsoft Office का हिस्सा है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न 1: MS Word और MS Excel में क्या अंतर है?

Word दस्तावेज लिखने और सजाने के लिए है (पत्र, रिपोर्ट), जबकि Excel गणना और डेटा तालिकाओं के लिए है (हिसाब, चार्ट)। दोनों Microsoft Office के हिस्से हैं।

प्रश्न 2: .doc और .docx में क्या अंतर है?

.doc पुराने Word (2003 तक) का फॉर्मेट है, .docx नया (2007 से) XML-आधारित फॉर्मेट है — छोटा, तेज़ और सुरक्षित।

प्रश्न 3: Mail Merge किस काम आता है?

जब एक जैसा पत्र/प्रमाणपत्र बहुत से लोगों को अलग-अलग नाम-पते के साथ भेजना हो — जैसे निमंत्रण पत्र या नियुक्ति पत्र।

प्रश्न 4: Word में शब्दों की गिनती कैसे देखें?

सबसे नीचे स्टेटस बार में शब्दों की संख्या दिखती है; विस्तार से Review टैब → Word Count में।

प्रश्न 5: क्या Word बिना पैसे के मिलता है?

पूरा MS Word पेड है (Microsoft 365/Office के साथ)। मुफ्त विकल्प: WordPad (Windows में), Google Docs (ऑनलाइन), LibreOffice Writer।

प्रश्न 6: Header और Footer में क्या अंतर है?

Header पेज के सबसे ऊपर और Footer सबसे नीचे आता है — दोनों हर पेज पर अपने आप दोहराए जाते हैं। Header में अक्सर अध्याय/कंपनी का नाम, Footer में पेज नंबर डाला जाता है।

प्रश्न 7: Track Changes चालू होने पर प्रिंट में निशान दिखेंगे क्या?

हां, अगर Markup दिख रहा है तो प्रिंट में भी निशान आएंगे। साफ प्रिंट के लिए या तो सारे changes Accept कर लें, या Review tab में view “No Markup” चुन लें।

Last Updated: 18 अक्टूबर 2026